日常商业活动中会产生大量的客户资料以及内部文件，这些资料文件多数会被企业保留下来。随着社会经济的发展，商业资料数量连年增加，企业所要付出的资料管理成本也在与日俱增。
日常手动录入赶不上信息电子化速度要求，高成本的实体资料管理更是无法满足当下企业管理需求。不少企业引入云脉纸质文档管理，利用OCR技术将纸质资料以图像、电子文字的形式存储在虚拟空间当中。
众所周知，传统的文档电子化主要依赖员工人工手动录入和排版整理。这种录入方式不仅速度慢，而且只能录入文字，图像还需要借助其他工具生成。纸质文档管理采用扫描和OCR技术，加快纸质文档文档电子化速度，将电子文档与原件扫描件一起储存进系统，快速建立起独立的小型资料库。
纸质文件堆积成山的办公室内，想要在短时间内找到急需的那一份文件，谈何容易。然而随着独立资料库的建立，查找文件不再是难事。员工可以通过系统内的关键字查询、全文检索等功能，直接找到并调取档案。如果涉及到珍贵资料，还可以间接减少直接借阅原件的次数，从而有效保护了原件资料，防止因原件损毁而造成信息失真失实。
出门在外，大量的纸质资料不便携带。据介绍，云脉纸质文档管理切实结合现代办公需求，实现移动、PC等终端覆盖，支持多平台管理，员工可以随时随地存储、浏览数据，协同办公。并且为保证信息更新的及时性，资料会同步备份至云端，实现了不同平台文档管理的统一性，让员工享受最佳的移动办公体验。
纸质文档管理系统助力企业实现各种海量文档的分类管理和部门之间的文档共享。高效的文档搜索方法全面提升了文件再用速度和知识共享效率。建立文档存储数据库，实现档案数据版本控制，数据查询检索系统。消除资料堆积乱放现象，规范文档管理工作，在保证资料存储完整性的同时，实现低成本管理。
办公室每天都在上演着大大小小的“灾难片”：咖啡光顾过的合同，传阅中不明丢失的资料，意外搅碎的文件......即便安全入库，也不能防止虫蛀、水潮等意外发生，企业档案管理不容易。云脉纸质文档管理系统集信息录入、信息存储、信息共享于一体，优化企业档案的管理流程，强化电子档案的完整性，统一分享实现数据交换，消除信息孤岛，全面提升企业档案管理水平。