信息技术的迅猛发展和在各行业的广泛应用，不仅对国民经济和社会发展产生了深刻影响，对档案工作也提出了新的更高的要求。档案室是负责收集(征集)和永久保管档案、资料的基地，是集中向社会各界提供利用档案史料的档案信息中心。近年来随着我国电子政务发展迅速，国家大力推进政务信息化建设，原有的档案工作模式，服务方式已经不能满足信息化条件下档案室的工作需求，档案资料的信息化建设、管理就迫在眉睫。
在档案管理过程中，随着社会广大公众档案信息量的不断增加，历史性的原始文件积压也就越来越多，而许多的档案都是需要长期的保存，某些档案规定的保存年限甚至高达数十年，日积月累，档案室的档案、卷宗可以说是堆积如山的。这些档案不仅占据了档案室大量的空间，而且如若需要查询，资料调阅速度慢、无法及时归还，原件可能一时或损坏等问题就会随之而来，尤其在资料保存过程中经常会遇到潮湿、老鼠等灾害，使得资料管理工作日益繁重。
应对这一难题，最有效的方式就是完善资料管理系统，实现资料管理电子化，把所有的档案以电子文档储存、修改及查询，提高数据查询的效率，节约资源，还可以有效避免传统纸质保存带来的占用空间大、管理难度大等诸多问题。
伴随着技术的不断创新发展，文档影像技术在档案馆信息化建设方面已经成为了标准之一，纸质文档管理解决方案也成了档案馆信息化建设的基础设备。由于档案室资料很多采用手工填写，还包括一些复印件，尤其是保存的历史性文档，经常会有字体偏浅，复印效果模糊不清及装订痕迹的情况。为了扫描效果的清晰度，云脉OCR技术，可以通过检测纸上字迹的位置，并加以强调，克服障碍，获得清晰准确的扫描结果，另外独特的清除装订痕功能可以检测和清除有装订的档案或宗卷扫描后图像上留下的黑点。
正是因为工作方式的改变，才大大减轻了工人员的负担，同时也简化了后期工作，并且可以为相关人员提供方案快捷的信息查询服务。数字化处理系统使档案室所需的档案、宗卷在进行数字化处理后，建立起一个以图像方式储存的数字资料库成为可能，这就达到了长期、安全的保存资料，为档案室免除了纸张文档保存的麻烦与风险。