设计版本、审计资料、申请表单......这些办公过程中产出的纸质资料并不是一次性用品，而是在今后极有可能会重复用到，保存好这些资料是日常办公的工作之一。
云端存储
那么如何管理这些易碎易丢失的纸质资料呢？书柜？档案袋？纸箱？受环境以及意外因素影响，这些方法都不能确保信息的完整性和安全性，随着科技的飞速进步，人们找到了一种新的存储方法——云端。
互联网技术日益发达的今日，为了保证信息的完整性，纸质文档多会进行二次存储，利用文字识别OCR技术将纸质文档内容转化为电子信息，以数据形式存储在空间，方便信息的分享与传播。选择一款优秀的纸质文档管理系统，可以大大提升个人的文档管理水平。
分享简便
事实上，在纸质文档管理过程中，往往要面临着档案分散、损坏、丢失、水浸、潮湿模糊等问题，对日后文档的借阅和归档造成一定的障碍，档案越来越多，日志不完整，记录难追溯，执行力度底下，管理难度越大。
建立电子档案管理，实现纸质档案的数字化，可以解决上诉纸质文档管理出现的多数问题。
云脉纸质文档管理系统，以数字的方式存储纸质内容信息，不用担心环境恶劣文档浸泡、损坏，导致信息不完整的问题。存储在云端，更不用担心文件丢失，而且比起纸质文档，数字信息分享转发操作起来更加方便。
检索查询
云脉纸质文档管理的关键功能之一，就是纸质文档内容信息后续查询借阅服务。面对数量日益庞大的纸质文档文件，如何才能在最短的时间内找到我们需求的文档？——当然是精确查询。
以云脉纸质文档管理为例，目前用户可以通过查询文档存储日期、文档文件名、文件备注信息等方式检索到文件。如果日期不记得，文件名也不记得，该怎么办呢？可以通过查询文件内容关键词来找到文件。
纸质文档管理系统，化人工手动变OCR录入，可以节省大量的录入成本，提高工作效率，规避因为工作人员的操作而造成的文件遗失、信息外泄等安全隐患，建立电子档案库，打破信息孤岛，达成知识信息的共享，集中统一管理，多种途径在线检索档案。