企业文件作为企业发展的一项重要资源，在管理过程中却存在易丢失、多而乱、查找难、易泄露等诸如此类的问题，使得企业在发展过程中难免因为文件管理不当而蒙受损失。
企业文件作为公司重要资源，对文件的管理和再利用水平影响了企业发展后劲的强弱。一个合格的企业文件管理体系，更能促进当代企业发展。考虑到市场对高效管理文件的需求，厦门云脉推出纸质文档管理系统，用人工智能识别技术助力企业更快更准确地管理企业文档。
传统文件再利用流程
在传统的企业文件再利用管理中，获取过往文件需要经过以下几个流程：员工向文件管理部门提交申请→文件管理人员根据申请提取文件→员工获得并浏览企业文件。
线上文件再利用流程
云脉纸质文档管理系统是建立在无纸化办公基础上的，通过OCR技术将企业文件转化为电子文档存储在系统中，文件再利用流程是在线上管理系统中进行的。
当员工想要获得一份文档的时候，需要向管理员提出申请，管理员在审核过后通过设置浏览权限，将相关电子文档分享给该名员工，员工即可获得文件浏览权限。如此一来，员工不仅能快速查看文件资料，还能保障公司机密文件不被泄露。
云脉纸质文档检索功能
相较于传统的文件再利用流程，线上文件管理省略了“提取文件”这一步骤，只需要利用系统内的检索功能，输入关键词检索，即可找到文件电子版。
通过电子传输，员工收到的文件信息也是识别结果和图片版文件。这种改变，既能够保证文件信息正常传输，也能保护原文件不遭受破坏。
企业数量庞大，员工很难记住文件的具体命名与内容，想在短时间内准确找到文件不容易。云脉纸质文档管理系统支持关键词、文件名、全文检索，多种类型的检索功能，可以帮助员工快速找到所需的文件。
企业员工经常需要外出谈业务，随身携带的纸质文档极容易丢失，如果将复杂的文档存储在个人纸质文档管理系统中，一不怕丢失二不怕忘带三不怕损坏，实现真正的高效办公。