以往，档案、文书、文案等纸质文档资料的数字化录入，一般都是由专门做数字化加工业务的公司承接完成。这些公司一般都会有几十个工作人员，分工明确，处理图像、分析识别、结果校对、输出文件等工序是一条龙工作运行。这就像一个生产加工的工厂，流水作业生产最后的电子文件。
然而，随着时代的发展与科技的进步，人工录入的操作方式显然不合时宜，多家企业正在逐步淘汰传统的纸质文档数字化保存模式，而是采用成熟的云脉文档识别管理系统，加快信息数字化录入、保存、分享工作，提高企业工作效率和竞争力。
据了解，该套系统结合成熟的OCR技术，对上传的图片、扫描件识别录入，员工可以在识别录入的基础上进行纠错、建档保存、分享等工作。以前需要几十个工作人员合力才能完成的工作，如今仅凭一套系统即可实现文件的存储、浏览、分享等。
除此之外，为了避免员工一不小心删除文档而造成企业信息流失，云脉文档识别管理系统还可以将录入的文档信息自主备份云端，并且支持关键字检索。可以对识别图像，识别信息结果，文档标题在内的多种元素进行实时检索，解决文档分散存储不易查找的问题。
传统的文档分享大多依赖纸质文件复印分发，进入信息化时代，文档分享就成为一种“朋友圈”式的传播。而云脉文档识别管理系统不仅能实现在线分享浏览，还可以自主设置阅读权限，保障企业信息安全。
录入快，查找快，分享快，文档识别管理系统的启用，可以减少员工无意义的工作付出，避免员工因单调重复的工作而生出的疲劳感，对于员工而言未尝不是一种精神和身体上的解放。