随着电子信息化的深入发展，档案数字化进程迫在眉睫。为了能更好的完成档案资料数字化工作，不少企事业单位的档案管理工作者选择引进纸质文档管理系统，加快档案数字化步伐的同时，推进档案管理现代化。
加快信息录入
众所周知，传统的档案管理主要依赖人工手动录入。随着经济社会的发展，档案数量只会越来越多，人工手动录入速度慢、易出错，已经无法满足现代大规模的档案管理需求和管理节奏了。
据云脉留德博士梁旭鸣先生介绍，纸质文档管理系统主要采用了先进的OCR技术，可批量识别纸质档案，录入速度快，出错少，能纠错，易修订。档案管理工作人员拍照上传即可，省却中间繁琐的敲字步骤，同时避免了因经常翻阅纸质档案而导致的文档损坏，极大提高工作效率，推进档案数字化进程。
保存文档原件
据悉，采用纸质文档管理系统，不仅可以提高档案录入速度，还能够以数据形式将档案原件照片、识别结果保存在系统云盘上，有效防止因纸质原件丢失、硬盘损坏而造成的档案信息大规模缺失问题。
除却识别录入和原件保存之外，档案管理人员还可以在不损害原件的情况下对识别结果、原件照片进行备注，方便数字档案调取、分享、修订和阅读。一方面加速现存的档案资料的数字化进程，另一方面及时促进信息共享。
高效信息查询
印象中，纸质资料查询，意味着申请，审核，确认文件名、文件类型、入档时间，然后根据提示在书架或者档案柜中一份一份查找，查阅的过程中还得保证不损坏原件。
传统的档案查询，步骤多，查找难，用时长。针对该问题，纸质文档管理系统推出关键字检索。档案管理人员可以通过关键字检索功能，对系统存储的档案名称，档案全文，档案备注进行检索，快速调取所需的原件扫描件、识别资料。加快信息查询速度的同时，有效保护了纸质档案。
目前，国内档案管理工作正逐步走向数字化道路，数字档案管理无论是在查询、分享，还是修订保存上，都具有强大的优势，采用先进的管理系统，无疑能进一步推进现代档案管理建设工作。云脉纸质文档管理系统录入快查询准，保护了档案原件，减轻了管理人员的工作压力，已被广泛用于图书管理、档案管理、部分企事业单位资料管理等领域。